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IT-Notfallhandbuch erstellen – Inhalt, Vorlage und NIS2

Wenn der Server steht, die Firewall nicht mehr startet oder ein Verschlüsselungstrojaner zugeschlagen hat, ist keine Zeit, Informationen zusammenzusuchen. Ein IT-Notfallhandbuch enthält das Nötigste, damit auch eine Vertretung oder ein externer Dienstleister sofort handeln kann.

Ratgeber · Stand: Oktober 2026

Wozu ein Notfallhandbuch?

Die normale IT-Dokumentation ist für den Alltag gedacht: umfangreich, durchsuchbar, oft auf einem Server im eigenen Netz. Genau dieser Server ist im Notfall vielleicht nicht erreichbar. Das Notfallhandbuch ist deshalb ein kompakter, eigenständiger Auszug, der ohne funktionierende IT lesbar ist und drei Fragen beantwortet:

Es richtet sich nicht nur an den Admin selbst, sondern auch an die Geschäftsführung, die Vertretung und den Dienstleister, der im Ernstfall einspringt.

Was gehört hinein?

1. Notfallkontakte

Ganz vorne, auf der ersten Seite: interne Ansprechpartner (IT, Geschäftsführung, Datenschutz), IT-Dienstleister, Internetprovider, Hersteller-Support für kritische Systeme, Versicherung (bei Cyber-Versicherungen oft mit eigener Notfall-Hotline). Jeweils mit Telefonnummer, Erreichbarkeit, Kunden- oder Vertragsnummer. Eine E-Mail-Adresse allein hilft nicht, wenn das Mailsystem ausgefallen ist.

2. Sofortmaßnahmen

Kurze, klare Anweisungen für typische Szenarien, zum Beispiel:

Bei Sicherheitsvorfällen mit personenbezogenen Daten können zudem Meldepflichten bestehen, etwa an die Datenschutzbehörde. Klären Sie vorab, wer das entscheidet und meldet.

3. Netzwerkübersicht

Ein Netzplan auf einer Seite: Internetanschluss, Firewall, Core-Switch, weitere Switches, Server, WLAN. Dazu die Netze und VLANs mit Adressbereichen und die IP-Adressen der wichtigsten Geräte. Wer die Verkabelung bis zur Dose dokumentiert hat (siehe Netzwerkdosen und Patchfelder dokumentieren), kann einen Auszug davon aufnehmen, zum Beispiel die Patchliste des Serverraums. Eine passende Excel-Vorlage für die Patchliste gibt es kostenlos.

4. Kritische Systeme

Welche Systeme braucht die Firma, um zu arbeiten? Typisch: Firewall, Domänencontroller, Fileserver, ERP oder Warenwirtschaft, Mail, Telefonie. Pro System: Standort, Hersteller, Abhängigkeiten („ERP braucht Datenbankserver und DNS“), zuständiger Dienstleister, Wartungsvertrag.

5. Zugangsdaten – mit Bedacht

Ohne Admin-Passwörter ist im Notfall wenig möglich. Gleichzeitig ist ein ausgedrucktes Handbuch mit allen Passwörtern ein erhebliches Risiko. Bewährte Wege:

6. Backups

Was wird wie oft wohin gesichert? Wo liegt die Offline- bzw. Offsite-Kopie? Wie lange dauert eine Wiederherstellung, und wer kann sie durchführen? Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet? Ein Backup, dessen Rücksicherung nie geprobt wurde, ist ein Versprechen ohne Beleg.

7. Wiederanlauf-Reihenfolge

Nach einem kompletten Ausfall (Strom, Brand, Neuaufbau nach einem Angriff) spielt die Reihenfolge eine Rolle. Ein Beispiel für ein kleines Netz:

  1. Strom, USV, Internetanschluss
  2. Firewall und Core-Switch, dann die übrigen Switches
  3. Virtualisierungshost bzw. Storage
  4. Domänencontroller, DNS, DHCP
  5. Datenbank-, Datei- und Anwendungsserver
  6. Mail, Telefonie, Clients

Passen Sie die Reihenfolge an Ihre Umgebung an und notieren Sie, woran man erkennt, dass ein Schritt erfolgreich war.

8. Verträge, Lizenzen und Fristen

Supportverträge mit Vertragsnummer, Reaktionszeit und Hotline; Lizenzschlüssel für eine Neuinstallation; Domains und Zertifikate. Diese Angaben braucht man beim Neuaufbau oft dringender als gedacht.

Offline und auf Papier

Ein Notfallhandbuch, das nur auf dem Fileserver liegt, fällt mit dem Fileserver aus. Bewahren Sie deshalb auf:

Auf jede Kopie gehört das Erstellungsdatum, damit man veraltete Fassungen erkennt.

Aktuell halten: der Prüfzyklus

Ein Notfallhandbuch veraltet still. Bewährt hat sich:

NIS2: Was hat das damit zu tun?

Die EU-Richtlinie NIS2 verpflichtet Unternehmen in bestimmten Sektoren zu Maßnahmen für die Cybersicherheit. Dazu zählen unter anderem Notfall- und Krisenmanagement, Aufrechterhaltung des Betriebs, Backup-Management und Wiederherstellung. Ein gepflegtes Notfallhandbuch ist ein naheliegender Baustein dafür.

Ob NIS2 für Ihr Unternehmen gilt, hängt vor allem von der Branche und der Unternehmensgröße ab; in der Regel betrifft es mittlere und große Unternehmen in den genannten Sektoren, einzelne Bereiche auch unabhängig von der Größe. Umgesetzt wird die Richtlinie über nationale Gesetze, in Österreich und Deutschland jeweils mit eigenen Regelungen und Fristen. Kleinere Firmen können zudem indirekt betroffen sein, wenn Kunden als Lieferanten entsprechende Nachweise verlangen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Ob und wie NIS2 für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Interessenvertretung, einer Rechtsberatung oder spezialisierten Fachleuten. Ein Notfallhandbuch lohnt sich aber unabhängig davon.

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